一.外貿業務部的定性及定位
一個公司或工廠的外貿部門在工作性質上有別于公司的其它部門。
首先，直接同客人的接觸使它一直處于工作的前沿，部門對于市場的變化及客戶的要求有很深入的了解，工作繁瑣而又要求細心。
其次，從形象上講，外貿部門在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的體現，由于他們主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作風，都在體現著整個公司的文化。
再次，外銷部門是公司與客戶之間的一座橋梁，客戶通過同外貿部門的溝通交流間接地理解了公司的運作，文化。公司的產品及服務是通過外貿部門的工作推出去的，同時客戶的各種信息也是通過外貿部門的分析研究后轉達給公司內部其它部門的，故在這點上可以說外銷部門是公司與客戶之間的紐帶。
基于這些特點，就要求公司的工作人員：在做事的時應有原則，但又能靈活處理事情，做事認真負責，始終抱以微笑，性格不急不燥，能聽取客戶的不同意見(無論好的或壞的)，對于突發事件的發生，要能鎮靜處理，有溝通能力，工作協調能力，工作組織能力及能承受工作壓力。
在本部門內各位員工之間要充分合作，互相協調，工作任務分配明確，工作要有序，堅持按照規范的業務流程式操作，工作交叉檢查，這樣可避免引起問題的發生，爭取創造一種活潑，輕松的工作環境氛圍，但在工作上又不失其嚴謹的一面。
外貿部門有其特殊性，但它不是孤立存在的，是以生產部門及其它部門為基礎的。在工作中要能同本公司其它部門進行積極有效的溝通。處理事情方面應就事論事，以第一時間處理事情為原則。
二.外貿業務部門的工作流程
1)外部
2)內部
3)所需資料表格
4)工作要求
(一).外部的聯系主要包括，同客戶的有效溝通，這是部門工作的中心及重心，同報關公司的聯系，同運輸公司的聯系，同倉庫的聯系，同銀行的聯系，同船公司的聯系，同各級配件供應商的聯系。同外部的溝通面較廣，且工作都是通過一步一步的合理安排來完成的。各個環節之間要安排仔細。工作不能斷層，
(二).內部的交流主要是與其它部門的配合，包括，采購部，生產部，等其它部門，從主要工作的特點來講，工作主要是在通過溝通交流的方式來完成工作任務的轉達，協助生產部，采購部等其它部門完成訂單。細致表述客人的要求，來把文字或比較抽象的訂單轉化成實際的貨物。故外貿部門最主要的工作方式是：如何能進行有效的溝通。協調各方面的聯系。及進行有序，有效的
工作安排。它以其它部門為基礎，又起到組織其它部門的作用
(三).外貿業務部門的工作主要是文字型的，且工作繁瑣，聯系廣，要求用一定的資料表格來規范部門的工作。做到各種信息都有記錄。
1)樣辦單：(SAMPLEFORM)。樣辦在業務中有著不可忽視的重要性，如果客戶要求打樣辦，要填樣辦單，樣辦單經外貿主管或經理確認后，送生產部一份，樣辦單業務部存一份，交會計一份，樣辦單填寫一定要標明所有的客人要求細節。樣辦要比客人要求多做一個，留存業務部，以便客人確認后按照樣辦生產大貨。
訂單落實后，如有條件(公司主張)，每張訂單都要打板確認。跟單員要讓供應商在生產大貨之前，根據訂單要求打樣確認，以確保各個配件的質量和交貨期，確認樣辦無誤后再通知供應商生產。
2).報價單：(QUOTATIONFORM)，同客人面談時，價格可以馬上確定，但在業務聯系中很多時候要用到報價單，報價單填寫要標明產品所有細節，交貨條件，付款方式。交貨時間等。報價單由主管或業務員留存。
3).形式發票：(ProformaInvoiceorP/I)，這是客人確認訂單后開給客人的訂單書面確認形式。發票中要求標明所有合同要件，包括：價格，數量，訂單要求，單價，交貨條件，付款方式，交貨時間，客人嘜頭等。經部門主管或經理確認后要讓客人簽字確認回傳，業務部存一份，送會計一份，以便查賬。
4).成本分析單，(COSTANALYSEFORM)。在報價階段，業務員要做好本詢價的成本分析(大概)，在訂單確認后要重新進行詳細的成本分析，如果利潤低于部門規訂的百分比后要請部門主管或經理確認是否可以操作，如在規定的利潤范圍內，則業務員可馬上操作。這里要求公司部門要對利潤百分比做統一規定，如在多少以上可以馬上操作，如低于多少則要求征的部門主管或經理的同意。通常規定：部門操作時，利潤如低于5%，則需要征求總經理的同意。因為客人要求不同，數量不同，交貨條件，交貨方式，付款方式，熟悉程度等不同對低于常規利潤的訂單需要進行評估。
5).生產加工單：(ASSEMBLINGFORM)。在訂單確認后，要根據同客戶所簽合同，把客人的要求轉成易于生產加工的形式。上面要列明客人對訂單的具體要求。每個細節都要有注明。特別是交貨期及對質量的控制。生產加工單打印后要給主管或經理確認。簽字后下發到生產部。如有可能。公司要求每次下發生產加工單時。要召集相關部門主管開小會，由負責這些訂單的業務員再次向其它部門講解訂單詳細要求。做到每張訂單，相關的部門都能充分了解。這樣在以后的工作中如一個部門有所失誤，其它人也可給以指正。開會時要求主管參加，做到再次對訂單的核對，如跟單(采購對訂單理解有所偏差時可及時指出)。
6).采購單：(PURCHASEORDER或P/O)，這里主要指根據訂單要求采購一些所需配件。主要是發到配件供應商處。要求采購單簡單明了，對配件要求要詳細講明。質量要求及交貨期。特別注明質量要求及交貨期。采購單要經主管審核后再傳真給供應商。每次傳真的采購單要求供應商簽回作實。
7).驗貨報表(INSPECTIONFORM)，公司要求每個跟單或主管要對每次訂單進行抽檢，包括對配件的檢查，中期驗貨及最終驗貨。驗貨時要求照單驗貨，如有任何凝問請及時通知主管或經理，以便及時解決問題。跟單員要通知主管每次驗貨的情況，主管也有責任詢問每張訂單的情況。
8).財務跟蹤單：(ACCOUNTFOLLOW-UPFORM)。公司要求會計部門要有明確的訂單財務記錄。
包括：
1)訂單訂金/尾款詳細的記錄。
2)各訂單配件的帳款項明細資料。
9).裝箱單：(PACKINGLIST)。每張訂單要根據客戶的包裝要求做一份包裝明細單。此單在貨做完驗貨無誤后要發給客人。以證明貨已做完。也是作為催款的一種暗示形式。
10).其它文件：外貿部可能要接解到的文件還有：信用證(LetterofCreditorL/C),提單，C/O產地證，報關單，訂艙單，商檢單，海關發票，許可證(配額)等。
11).公司要求每張訂單的全部資料夾入一個資料FILE,包括此張訂單涉及到的所有資料,供應商情況和配件。
第一：多了解工廠的產品，作為一位跟單員，沒有很多的門禁權限，跟單員是可以進出多個部門。這就意味著，我可以學習到很多東西，只要我抱著不怕吃苦的、勤去車間、不懂多問。相信我會很快熟悉工作流程的。
第二：短時間內熟悉生產過程和工藝，我相信一個優秀的生產跟單員對產品的工藝流程要是非常熟悉的。
第三：對各部門的工作流程都要熟悉，遵從公司的規定辦事。不同的公司有自己不同的規章制度，如果都按著個人意愿來行事，會導致公司秩序混亂。
第四：安排好貨物的運輸方式，考察運輸公司的信譽度。保證客戶的貨物是準時出貨，按時到達。
第五：充分的了解客戶，熟悉他們訂購產品的習慣，以保證出現異常時，能做出很好的判斷和提出很好的解決辦法。
第六：生產跟單員是客戶和公司之間的一架橋梁，身為公司員工，事事為公司著想是你的責任;面對客戶，我們必須讓他們享受服務，并堅持顧客就是上帝的原則。
第七：做好與產線的關系也很重要，因為生產跟單員的工作就是與產線人員的溝通和跟催，只有處理好了與車間工作人員的關系，才能讓跟單工作順利的展開，保證訂單的準時完成。
一、首先了解公司生產概況及產品知識：
1.了解公司概況及主要市場走向
2.了解產品種類(主要生產各種木制戶外家具，柚木家具，花園家具，金屬戶外家具，高檔戶外休閑家具公共場所休閑設施等300多種產品;)
3.了解生產產品采用材質及生產工藝(木材全部進口，主要是用緬甸柚木、印尼菠蘿格,金絲柚木，楠木等珍貴木材。油漆全部用大寶油漆，機乎沒有任何公害，通過了-30-100度測試)。產品標準：美國，歐盟家具標準。粘合劑：使用馬來西亞天然木膠粉做粘合劑，無毒，安全，可靠。金屬采用不銹鋼五金配件
4.識別家具制作木材，根據木材特質區分木材屬性。
二、開發客戶商
首先了解公司主要目標客戶群：休閑娛樂場所，房地產商，休閑家居市場進行計劃：
1.通過電話網絡尋找目標客戶，打電話聯系客戶做好電話筆錄，篩選有效的客戶資料。了解有效客戶需求、對相應客戶群有針對性進行產品推介，向客戶傳達我公司可提供的產品及優質的售后服務。如有需求，交流下一步的合作方式及可能的走向、雙方如何配合等。
2.隨時了解行情及市場動態，根據客戶反饋的信息，上報及改進公司在產品及服務方面的不足以更能適合當前業務的發展。通過現有渠道了解同行廠家與之相比的優勢(如款式、價格、組合效果、客戶接受能力等)，總結方案上報探討并分析所存在的問題。
3做好每日工作計劃及總結，記錄每天所做達到的目標及心得，檢討不足，并加以改進。不斷完善工作。
4.維護良好的客戶關系，定期回訪合作客商，及時接受客戶反饋意見，以便盡快做好解決方案滿足客戶需求。開發潛在客戶。隨時掌握客戶動向。
以上為詳細工作計劃，請公司領導給予指正和補充。
認為要展開好一名銷售跟單文員的工作，如果我能有幸進入公司。真正的大展拳腳，促進公司訂單的順利完成，應該遵循以下幾點逐步進入角色：
一.7天之內了解工廠生產的產品。包括它的外觀，質地，特性，優點，缺點，用途。雖然跟單文員不屬于工程技術人員，似乎不需要對產品有更多的了解。其實不然。首先，在與客戶溝通時，如果你對產品只一知半解，那么客戶對你的信任度會大打折扣，甚至會懷疑你的工作能力。當客戶向你咨詢時，你也只能支支吾吾，或者老是去向技術人員打聽，客戶不可能放心的把訂單交給你去做。也沒有任何優勢吸引客戶向你下單。
跟單人員的雖然不是官，但是他的門禁權限卻很廣，他可以進出多個部門，這就給我們學習新產品提供了便利的渠道，只要你不怕苦，不怕累，勤下車間，不恥下問，沒有學不會的東西。紡粘無紡布，熔噴無紡布等，相信很快會被我熟知并熟練的運用。
二.在最短的時間內弄懂生產過程及工藝。剛開始，一般人會認為跟單文員只需知道生產訂單的進度就可以了，好像白領一樣，坐在辦公室，打著電話，發著email就可以掌控一切。一個優秀的跟單人員，會非常熟悉產品的工藝流程，生產一定數量的產品所需要的生產時間。會親自進車間察看大貨的進度。當積累經驗久了，無論是工藝還是貨期你都可以直接回復客戶。
三.熟悉各部門的工作流程，按照公司的規定來辦事。每一個公司都有自己的工作模式。如果每個人都按照自己的流程來進行工作，那么將會導致公司秩序的混亂，各個部門的工作也會受阻。嚴重的會導致公司蒙受經濟及名譽上的損失。比如說，公司規定收到客戶訂單需要經理部門簽名確定。有一天，跟單員張三收到編號為a-001產品的訂單，當時經理部門正在討論產品調價的問題。下面的文員還沒得到具體的通知。這時，張三，直接將訂單發給生產線，催促生產。沒有給經理確認，而此時，a-001的產品因為原材料漲價的問題需要漲價。但大貨已經在生產了，張三跟客戶多次協商價格都調不上來。如果這時停止生產，那么那些半成品都會變為廢品。如果讓大貨完成而不運送給客戶，那你就違了約，且失去了信譽。最后只能虧本賣給了客戶。這樣就直接造成了公司虧損。
四.了解貨物的運輸。出國的貨物一般通過船和飛機，國內的貨物通過公司安排汽車或者安排物流公司運送。在訂單完成之前，跟單文員要認真選擇運輸公司，并考察他的信譽度，是否有能力運送此批貨物。公司貨物的運送主要通過物流來完成，我會盡快熟悉這些物流公司。經常與物流工作人員溝通，保證貨物安全準時到達目的地。
五.熟悉了解客戶。對于客戶的訂購產品的習性要有足夠的了解。當出現異常情況時，可以做出果斷的處理。比如說，客戶訂購的產品，在外觀或者包裝上有一點微小的瑕疵，新來的跟單員可能會請示上級領導或者跟客戶協商是否能接受這種不達標的產品，如果是一位老跟單員，可以自己做出判斷。不必勞煩他人。
六.正確對待客戶服務。跟單文員實際上是公司和客戶之間的一個窗口。首先，你是公司的雇員，你得對公司絕對忠誠，事事站在公司立場上，為公司著想。在客戶那邊，你必須堅持“客戶是上帝”的原則。要讓客戶感覺到他是客戶，正在享受星級的服務。客戶不會理會公司其他部門是怎么運作，也不想知道更多，他只會與你聯系，了解他的訂單，了解他的貨期。所以要做一個明亮清晰的窗口，要看清事實，冷靜處理。我記得在東莞工作期間有一位同事，她總是盲目的滿足客戶的一切要求，從來不敢說“no”，根據工廠實際生產情況，訂單的貨期根本不能按照客戶的時間交貨，這位同事會說“ok”。后來只好安排訂單外包出去，結果貨期和質量都達不到要求。有時，客戶給她一個新開發項目，所有人都曉得這個產品以我們現在的工藝無法完成，可這位同事總說：noproblem!一個新項目來來去去搞了兩三個月，既浪費了時間，又得罪了客戶，最后又丟給客戶自己去找其它廠商。這時客戶時常打電話抱怨公司的服務不好，銷售人員不好。慢慢的這位客戶的訂單越來越少，最后換了供應商。
七.加強與生產線的溝通，與車間工作人員保持良好的人際關系。跟單人員最關健的工作是溝通，跟催。如果與車間相關工作人員關系處理不好，那么跟單工作很難展開，根本無法促進生產，保證訂單的順利完成。
八.努力學習《中華人民共和國合同法》相關條款。在以往的工作中，很少接觸到法律，因為全是國外訂單。公司都會由專業人士起草一份謹密的固定合同格式。所有的銷售員都采用統一的格式，只是修改一下客戶名，貨名，價格，貨期，付款方式，備注等等。遇到的經濟糾紛較少。遇到不付款的`客戶，在發電子郵件或打電話催款無效的情況下，有時是派國外________或者公司駐外工作人員上門請款。在跟單過程中，只要重視與客戶交流時的書面證據，一般都不會有問題。我記得有，一個法國的客戶給我下了一張訂單，他們的訂單是法文，沒有其它英文描述。也沒有以往的英文貨物編
時間過得真快，轉眼__年即將過去，新的一年即將開始，在經過半年的工作和學習后，我已經適應了公司的工作和生活。在供應公司這半年里學到了許多工作經驗，吸取了許多經驗教訓。
在供應公司我負責的是包裝物料的跟單計劃，從__年7月份來到供應公司，多虧了領導和同事的幫助我很快熟悉了跟單這一流程。開始的時候只是覺得讓廠家把貨直接送來，然后車間的人再直接拉走這么簡單。但是慢慢的我發現這一任務比我想象的要復雜很多，一個庫房的包裝物料關系著全廠的生產計劃。如果庫房沒有包裝的庫存，就會耽誤車間的生產，成品出不來就會直接影響到消費者的利益;但是如果給廠家下達的計劃太多，生產上又用不了這么多的包裝物料，積壓的庫存太多公司就會損失不少資金。
這一職位與各個部門聯系，涉及到的事情特別瑣碎。所以在做任何事情上我一定要做到特別細心。有一次我把計劃下錯廠家了，雖然谷經理給解了圍，但是我深深的自責，我保證以后做事情一定要認真仔細。為了在新的一年我能夠快速的提高我的工作能力，特擬此個人工作計劃。我負責的是包裝物料的跟單計劃，就要對我的工作負責，對公司負責，對全體員工負責
1、跟單員的工作十分繁雜，涉及面廣，面對部門多，所以責任也大，稍有不慎就會釀成大錯，所以在下一年的工作中我會更加仔細，更加認真;
2、對各部門下達的工作計劃認真核對庫存，及時給廠家下達計劃;
3、多和生產部門，庫房和廠家溝通協調，按時交貨，沒有特殊情況不耽誤生產;
4、各部門下計劃必須有書面字樣，書面文字必須保留;
5、新樣品要求廠家做小樣，必須有銷售確定再生產大貨;
6、每天看ERP查看入庫單，認真核對入庫數量和價格;產品入庫會把好驗收關，對產品的數量、質量、包裝進行驗收;
7、在給廠家結賬做票時一定要核對好數量和價格;
8、一定遵守商業秘密，決不做有損公司利益的事情。
在新的一年里我將努力學習，增加知識，努力提高工作效率，總結經驗，克服不足，一如既往的做好我的本職工作，決不辜負領導對我的信任和期待，爭取為公司的發展做出更多的貢獻，真心的感謝指導和幫助過我的領導和同事，謝謝你們。